【ワークハック】タイパが良い仕事術！タスク管理、ToDoリスト編おすすめアプリも紹介します

皆さんの今の仕事環境は理想的ですか？入社したときの野望は持ち続けられていますか？

日々の大量の業務に追われていると、いつしか忙殺されて、現状の環境に飲み込まれてしまうことがあります。

アメリカの研究によるとビジネスマンの1日に処理する情報量は1986年の5倍にも膨れ上がっているというデータが発表されているそうです。

やるべきことが大量にあると、抜け漏れて大きなミスにつながりかねません。
このような状況を避けるには、仕事を細かく分けた「ToDo」を一つひとつこなしていく方法が有効です。

一方で、「紙に書き出しても結局続かない」「自分のToDoは管理できるが、
部下のやるべきことまで把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

私も何度も忙殺状態に陥った経験があります。そんな時には今回紹介するタスク管理でタスクを整理すると一気に満ちが開けてきます。その上で「どんな想いでこの仕事を始めたか」を思い出すことでＶ字回復に繋がりました。

今回は、ToDoの概要や作り方、運用ポイントを中心にご紹介します。

という方はこの記事を参考にすれば、
個人やチームのタスクを効率的に管理してミスを防ぐ方法が分かります。

ToDoリストとは

「ToDoリスト」とは、ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やることリスト」です。

ToDoリストは、作業の抜け漏れを防止して実行まで適切に管理するために作成します。
やるべきこと（ToDo）をリストにすれば「何をすれば良いのか」と同時に
「何をしなくても良いのか」も分かるため、ムダな作業を減らすきっかけにもなります。

また、ToDoをリスト化すると優先順位をつけやすくなります。
そのため、優先順位を基に期日を設定し、タスクとしても管理できるようになるのです。

さらに自分の1日に出来る作業量を把握する事ができるので、受け入れられる仕事量をハッキリさせて取捨選択することが出来るようになります。時間を生み出す仕事の断り方については下記の記事を参考にしてください。

品のある人の断り方【素敵なオトナの言い換えLab.】 – SUGUWAKA Lab (chona-blog.com)

ToDoリストのメリット

ToDoリストを活用するメリットを正しく理解すれば、自社内で横展開する際の裏付けになります。
そこで以下では、ToDoリストを活用する4つのメリットをご紹介します。

1-ToDoの抜け漏れがなくなる

ToDoリストを作成すれば、やるべきことの抜け漏れを防止できます。

複数の業務に携わりあらゆるメンバーと連携をとっていると、ToDoリストを作らなければ抜け漏れが発生しかねません。「人は一度記憶したことの70%以上を翌日には忘れている」とも言われるため、必ず書き残すようにしましょう。

どんなに優秀な人でもリスト化しています。頭で管理できるという考え方は捨てたほうが利口です。

以上のように、ToDoリストは第二の脳として機能するので、さまざまな仕事に追われているビジネスマンにとって必須だと言えます。

2-やることの優先順位が分かる

ToDoリストがあれば、仕事に優先順位をつけて効率的に処理できます。

ToDoリストがないと、思いついた作業から順にこなすことになります。一方、ToDoリストを手元に用意すれば、限られた時間のなかで効率的に消化するために優先順位を付けるようになります。

その結果、仕事を効率的に進められるのです。以上のように、ToDoリストを活用すればやるべきことに優先順位を設ける習慣がつき、業務効率化に役立ちます。

また優先順位をつけることで、断るべき仕事が明確になります。

3-スケジュールを立てられる

ToDoリストはスケジュール管理にも適しています。具体的には、ToDoリストにある仕事とそれぞれの作業工数・予定時間を見積もれば、おおよそのスケジュールを把握できるのです。

ToDoリストを活用してスケジュールが事前に分かるようになれば、トラブルが起こっても余裕を持って臨機応変な対応ができます。

その日のやることだけではなく、中長期的なやることを書き出すことで先剤のスケジュールを立てられます。個人的には書き出したやることを1週間単位でスケジューリングすることをおすすめしています。詳しくはToDo作成方法で解説します。

4-やることを可視化できる

ToDoリストを活用すれば「これから何をすれば良いのか」が可視化できます。

ToDoリストの作成方法

ToDoリストの作り方を4つのステップでご紹介します。

基本的にはこの4つのステップでToDo作成してアプリで管理するのが最強だと思っています。

思いつくToDoをリストアップする

思いつくToDoを全て洗い出しましょう。

抜け漏れなく洗い出すには、紙に書き出す方法が効果的です。また、単発のToDoだけではなく、仕事をするなかで見つけた定型的なToDo（毎週必ず発生するMTGなど）もリストアップしておきましょう。

そして、ToDoの洗い出しが完了したら細分化します。たとえば「営業のアポイントメントをとる」というToDoの場合は「商談リストを振り返る」「営業メールを見込み客に送信する」のように、やるべき行動が一目で分かる形まで分解すると混乱しません。「いつ」「誰に」「どうやって」など5W1Hで考えるとより具体的でわかりやすくなります。

ジャンルごとに分ける

次に、ToDoをジャンルごとに分けて整理します。

ToDoが整理されていない環境では、複数の仕事のToDoが入り混じって混乱しかねません。そのため、「クライアント別」「案件別」「チーム別」のようなジャンルを用意してToDoを分類しましょう。

以上のように、ToDoをジャンルごとに分けることで、複数の仕事に携わっていても常に整理された状態のToDoに優先順位をつけて、効率的に仕事を進められます。

個人的には重要度の高いステップではないので、分け方がわからなければ一旦飛ばしても構いません。

優先順位をつける

ToDoに優先順位を設定しましょう。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。

ToDoの優先順位付けには、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。具体的には、以下の4つの分類にToDoを振り分けます。

この1～4の振り分けは重要な作業です。絶対的なものも発生しますが、優先順位なので相対的にも考えてください。
1のToDoは最優先でとりかかるべき業務であり、4のToDoの優先順位は最も低いです。以上のように、緊急度と重要度の2つの軸でToDoを分類して、適切な優先順位を割り当てましょう。

期限を設ける

リスト化が完了したら、項目ごとに期限を設けてください。

ここでの期限は最終期限で結構です。その期限までにToDoを捌いていくわけですが、早く終わらせることが出来れば自由に動く時間を生み出すことが出来ます。

更に仕事をするも良し、プライベートな時間を生むのも良しです。時間を生み出すにあたってこの工程が大事になります。

おすすめツール

ToDoリストは常に動いていくものになりますので、管理するために使うツール選びで大きく効率アップが見込めます。

大きく2パターンで紙（手帳）かアプリでの管理がおすすめです。

私が様々な管理方法を試した結果、利用しているツールを紹介していきます。

Notion

個人的には圧倒的におすすめの方法です。

Notionといえば、公式で「オールインワン・ワークスペース」と謳っているメモアプリの類にあたるものですね。

現時点でNotionは世界中で1000万ユーザに愛用されています。世界各国にNotionユーザのコミュニティが存在し、ユーザ同士の情報交換が盛んに行われています。

企業においても、日本国内ではNTTコミュニケーションズやサントリーのような大企業や、サイバーエージェントやスマートニュースのようなIT企業での導入がすでに進んでいます。

海外でもウォール・ストリート・ジャーナル、ナイキ、マクドナルド、Slack、Spotifyなどの企業がNotionを導入しています。特にスタートアップ界隈でNotionを導入する企業が多いようです

すぐ出来る使い方

正直Notionを使いこなすハードルは少し高いので、タスク管理にすぐ使える方法だけを紹介します。

スワンさんが紹介しているこの動画で使い方を紹介していると同時にテンプレートを配布していますのでおすすめです。

私はこのテンプレートを使い始めて、圧倒的に仕事の仕方が変わりました。

色々試してきましたが、個人的には圧倒的おすすめツールです！

一旦このテンプレートで使い始めれば、使い慣れてくるので自分好みにアップデートが出来ると思います。

このタスク管理方法のメリットは、スマホで管理可能、アーカイブが残せる、1週間単位で修正がしやすい。等が挙げられます。

テンプレートはyoutubeの備考欄から簡単に複製できます。

今後はシステム手帳の使い方や業務時短のためのワークハックも発信していければと思います。

自由に使える時間を生み出して人生を豊かにしましょう。

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